Convocatoria Asamblea General Ordinaria 2020

CONVOCATORIA A LA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE AFILIADOS HÁBILES DE LA CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR DEL TOLIMA “COMFATOLIMA” A CELEBRARSE EL DÍA MIERCOLES 23 DE DICIEMBRE DE 2020 A PARTIR DE LAS 2:00 P.M., DE FORMA NO PRESENCIAL.

El Director General de conformidad con el artículo 36 de los Estatutos de la Corporación, CONVOCA a los empleadores afiliados, a la Asamblea General Ordinaria, que se llevará a cabo el día miércoles 23 de diciembre de 2020, a partir de las 2:00 p.m.

La reunión se llevará a cabo de manera no presencial, teniendo en cuenta que a la fecha se encuentra vigente la emergencia sanitaria consecuencia del COVID-19, decretada mediante la Resolución 385 del 12 de marzo de 2020, prorrogada mediante Resoluciones 0844 del 26 de mayo de 2020, 1462 del 25 de agosto de 2020 y 2230 del 27 de noviembre de 2020.

El desarrollo de la reunión no presencial se sujetara a lo establecido en el artículo 19 de la ley 222 de 1995, modificado por el artículo148 del Decreto Ley 019 de 2012 y por el artículo primero del Decreto 398 de 2020, al igual que a lo establecido en la Circular Externa 004 de 2020 de la Superintendencia del Subsidio Familiar.

1º.  DISPOSICIONES VARIAS.

Los Miembros o Afiliados hábiles debidamente acreditados, el Revisor Fiscal y los funcionarios de la Superintendencia del Subsidio Familiar, tienen derecho a inspeccionar los libros oficiales de contabilidad de la Caja de Compensación Familiar al igual que la relación de convenios y contratos suscritos en el año 2019, durante los diez (10) días hábiles anteriores a la reunión de Asamblea, los cuales estarán a disposición en la página web de la entidad en link habilitado para ello.

2º.  AFILIADOS HÁBILES – ARTÍCULO 25 Y 34 DE LOS ESTATUTOS.

Se consideran afiliados hábiles los siguientes:

• Los Empleadores que estén al día con los pagos por concepto de aportes del 4% hasta el periodo correspondiente al mes de octubre de 2020, es decir, aquellos que tienen vencimiento en el mes de noviembre de 2020.
• Los empleadores que estén al día en el pago por concepto de servicios ofrecidos por la Caja a 30 de noviembre de 2020.
• Los empleadores a quienes se les comunicó la aceptación de su afiliación hasta el 31 de octubre de 2020.

Con el fin de garantizar la publicidad requerida para que los empleadores asistan al acto de Asamblea, la Dirección General ordenará fijar en la página web de “COMFATOLIMA”, a partir del 9 de diciembre de 2020, un listado de los empleadores que se encuentren a paz y salvo por aportes u otro concepto y por lo tanto hábiles; los demás cuentan con el plazo establecido en el presente artículo para colocarse a paz y salvo, es decir, hasta el 21 de diciembre de 2020 a las 5:00 p.m.

3º.  REPRESENTACIÓN.

Todo empleador afiliado puede hacerse representar en la reunión de la Asamblea General únicamente por otro afiliado hábil, mediante poder otorgado por escrito. En los poderes otorgados deberá indicarse: el nombre y la cédula de ciudadanía o Nit del apoderado, la fecha de la reunión para la cual se confiere el poder, la fecha de la expedición del mismo, el nombre completo y la cédula de ciudadanía de quien otorga el poder, la calidad en la cual confiere su firma y si concede o no, la facultad de sustituir el apoderado.

El poder debe ser presentado ante la secretaría de la Corporación, es decir en la Secretaria General, con la presencia de la Secretaria General y el Jefe de la Oficina de Control y Reporte (piso 5º Edificio COMFATOLIMA, barrio Ambalá de Ibagué), debidamente autenticado o con nota de presentación personal, ante la autoridad competente (Notario o Juez). El apoderado debe identificarse con su cédula de ciudadanía de conformidad con lo establecido en el artículo 24 del Decreto 0341 de 1988, a más tardar hasta las 2:00 p.m. del día 21 de diciembre de 2020.  Los poderes que no reúnan los anteriores requisitos, no se tendrán en cuenta.

El formato de poder con los requisitos exigidos en la ley y los estatutos, estará a disposición de los afiliados en la página web de la entidad en el link establecido para ello, sin embargo como la presentación de los poderes será presencial se asignarán citas telefónicas con el fin de evitar aglomeraciones, debiendo comunicarse a la línea 2755224 correspondiente a la Secretaría General.

El Jefe de Control y Reporte y la Secretaria General, están obligados a verificar, que los poderes recibidos llenen los requisitos exigidos en la convocatoria, y en caso, de que adolezca de alguno de ellos, se hará la observación para que se corrija dentro de los términos fijados para su entrega. 

Sin embargo, previo cierre de la inscripción de poderes, se efectuará una revisión de los mismos, verificando los requisitos y levantando un acta conjunta al respecto, dejando constancia de los hechos que se observen, indicando el total de poderes válidos y el total de anulados.

PARÁGRAFO:   Con el fin de facilitar la presentación de poderes por parte de los afiliados de los municipios diferentes a Ibagué, se recibirán los mismos en las oficinas de la Caja de Compensación Familiar, ubicadas en los municipios de El Espinal, Melgar y Lérida durante los días 17 y 18 de diciembre de 2020, en horario de oficina, con la presencia de un delegado de la Oficina de Control y Reporte o de la Secretaria General.

4º. INSCRIPCIÓN DE CANDIDATOS AL CONSEJO DIRECTIVO.

Los candidatos al Consejo Directivo, tanto principales como suplentes, deberán inscribir sus planchas en la Secretaria General (piso 5 Sede Administrativa, Calle 69 con Avenida Ambalá Esquina No. 19-109) con la presencia del Jefe de la Oficina de Control y Reporte, a partir de la fecha en que se publique la convocatoria a la Asamblea General y hasta 48 horas antes de la hora fijada para la reunión de la Asamblea, es decir hasta el 21 de diciembre de 2020 a las 2:00 PM, en horario de oficina, acreditando los siguientes requisitos:

La inscripción debe hacerse en plancha por escrito, contener el nombre y apellidos de quienes aspiran a integrar el Consejo, en calidad de miembros principales y suplentes personales, anexando la constancia de aceptación del cargo en caso de ser elegidos, el nombre de la persona jurídica de la cual es representante legal o su nombre si es persona natural en calidad de empleador y el número de identificación. Para realizar la inscripción al igual que con los poderes se debe solicitar cita previa con el fin de evitar aglomeraciones a la línea telefónica de Secretaria General 2755224.

Parágrafo.  Para definir el número de cada plancha se llevará a cabo un sorteo en la Secretaria General a las 4:00 P.M. el día 21 de diciembre de 2020.  Podrá asistir un representante de cada plancha.

5º. INSCRIPCIÓN DE CANDIDATOS REVISOR FISCAL.

La inscripción de candidatos para Revisor Fiscal principal y suplente, deberá hacerse por escrito y en forma individual más no por planchas en la Secretaria General de la Corporación con la presencia del Jefe de la Oficina de Control y Reporte, a partir de la fecha en que se publique la convocatoria a la Asamblea General y hasta por lo menos 48 horas antes de la hora fijada para la reunión de la Asamblea.

Para la inscripción de candidatos a Revisor Fiscal y suplente se deberán cumplir los siguientes requisitos:

• Deberán acreditar que no se encuentran incursos en ninguna de las inhabilidades e incompatibilidades de que trata el Decreto Ley 2463 de 1981 y la Ley 789 de 2002.
• Nombre y apellido de los aspirantes a Revisor Fiscal y suplente, con la presentación de la constancia de aceptación de su postulación.
• En caso de ser personas naturales deberán aportar fotocopia del documento de identidad, de la tarjeta profesional y de registro ante la Junta Central de Contadores.
• En caso de ser personas jurídicas deberán aportar certificación actualizada de existencia y representación legal, con el NIT y designar por escrito a la persona natural por medio de la cual cumplirán sus funciones.
• Hoja de vida del aspirante principal y suplente o de la persona designada por la persona jurídica.
• Certificación de antecedentes disciplinarios actualizada.
• Aceptación del cargo en caso de ser elegido.
• Solicitud de autorización para ejercer el cargo, dirigida al Superintendente de Subsidio Familiar.

• Propuesta clara y precisa sobre el valor de los honorarios mensuales que aspira a devengar durante la totalidad del período, recursos humanos y técnicos que utilizará en su labor, el número de días previos del suministro de la información para verificar, el cual debe ser acorde con las necesidades de la Corporación, experiencia relacionada con el cargo, manifestación expresa de haberse informado de la estructura y funcionamiento de la Caja.
• En caso de las personas jurídicas, deberá postular para la suplencia una persona jurídica diferente de la postulada como principal, pudiendo ser recaer también sobre una persona natural que no tenga vínculo con las personas jurídicas inscritas para Revisor Fiscal principal.  En todo caso la misma persona no puede ser Revisor Fiscal principal y Suplente.
• Los honorarios mensuales de las propuestas no podrán exceder de  20 SMLMV.                                                                                                                                           
  

6º. LIMITACIÓN A LA REPRESENTACIÓN DE AFILIADOS.

Los afiliados hábiles podrán representar, en las Asambleas Generales, hasta un máximo de tres (3) poderes. Ningún Afiliado hábil podrá tener más de cuatro (4) votos en la Asamblea.

Los Miembros de las Juntas o Consejos Directivos, los Revisores Fiscales y demás funcionarios, están inhabilitados para llevar la representación de los afiliados en las Asambleas Generales Ordinarias o Extraordinarias según los Artículos 9 y 10 del Decreto 2463 de 1981.

7º. QUORUM Y VOTACIÓN.

Habrá quórum con la presencia remota de un número plural que represente como mínimo un Veinticinco por Ciento (25%) de los Empleadores hábiles que estén al día en el pago de sus obligaciones para con la Corporación, transcurridos sesenta (60) minutos contados a partir de la hora fijada para la reunión, si no se logra formar quórum para deliberar, la Asamblea sesionará válidamente y podrá adoptar decisiones con cualquier número de afiliados hábiles presentes. 

Las decisiones se tomarán por mayoría simple y las elecciones por el sistema de cuociente electoral, salvo las excepciones que fije la Ley y los Estatutos.

Para a la reunión se hará llegar a los correos electrónicos registrados por cada uno de los empleadores hábiles en el link de pre registro que se encuentra establecido en la página web de la Corporación.

9º. LA CONVOCATORIA.

La Convocatoria a Asamblea General Ordinaria, se dará a conocer a todos los empleadores afiliados (personas jurídicas o naturales), a través de invitación que se hará mediante aviso publicado en un periódico de amplia circulación en el domicilio principal de la Corporación y por la página web de la entidad.

10º.  El siguiente es el orden del día para la Asamblea General Ordinaria de Empleadores:

ORDEN DEL DÍA

1.    Llamado a lista y verificación del quórum.

2.    Lectura, consideración y aprobación del orden del día.

3.    Instalación a cargo del Presidente del Consejo.

4.    Elección del Presidente, Vicepresidente y Secretario de la Asamblea.

5.    Designación de la comisión encargada de examinar y aprobar el acta de la presente Asamblea General Ordinaria.

6.    Informe del Director General.

7.    Informe del Revisor Fiscal.

8.    Lectura y Aprobación de Estados Financieros de COMFATOLIMA a diciembre 31 de 2019.

9.    Reforma de estatutos.

10. Elección de los representantes de los empleadores al Consejo Directivo de la Corporación para el período 2020-2024 y fijación de honorarios.

11. Elección del Revisor Fiscal Principal y Suplente para el período 2020-2024 y fijación de honorarios.

12. Fijación del monto hasta el cual puede contratar el Director General sin autorización del Consejo Directivo.

13. Proposiciones y Varios.

NELSON NORBEY QUINTERO MELO

DIRECTOR GENERAL COMFATOLIMA

REFORMA DE ESTATUTOS

ARTÍCULO 26°. Las reuniones de la ASAMBLEA GENERAL pueden ser ORDINARIAS O EXTRAORDINARIAS y se celebran en el domicilio de la CORPORACIÓN, en el lugar, fecha y hora que se indique en la convocatoria.

Quedaría:

ARTÍCULO 26°. Las reuniones de la ASAMBLEA GENERAL pueden ser ORDINARIAS O EXTRAORDINARIAS y se celebran en el domicilio de la CORPORACIÓN, en el lugar, fecha y hora que se indique en la convocatoria, o también podrán llevarse a cabo de forma virtual siempre y cuando se garantice la participación de los afiliados hábiles y la transparencia en las votaciones que allí tengan lugar.